Pourquoi avez-vous fait appel au groupe Polarys ?
« LBO France a décidé de restructurer son système d’information pour gagner en efficacité. L’informatique n’étant pas notre cœur de métier, nous avons décidé de nous faire accompagner par des consultants spécialisés. Après une étude concurrentielle nous avons sélectionné POLARYS. Qui nous a proposé une démarche pragmatique, et nous a apporté des résultats et des succès concrets chaque année. Et cela, depuis maintenant plus de 6 années. »
Quel était le contexte avant-projet ?
« Nous avions besoin à la fois d’experts informatiques nous aidant à choisir, intégrer et adapter le logiciel à nos spécificités. Mais nous avions également besoin d’une assistance avec des compétences larges : cadrage des besoins et des process en amont, gestions des appels d’offres, négociation des engagements, aide à la mise en route, chargement des historiques, rodage, gestion des évolutions, mise en place des référentiels pour la cohérence du SI et interconnexions entre les différentes briques, pilotage des montées de version… Et passage au mode cloud externalisé… bref beaucoup de nouveautés qui ont impacté nos modes de travail. »
Quel a été le plus grand challenge du projet ?
« Appliquer des changements d’habitudes dans une organisation est souvent plus compliqué qu’il n’y parait. Nous avons beaucoup travaillé sur la conduite du changement en interne. Ce partenariat avec POLARYS qui fonctionne depuis plus de 6 ans, nous aide à gérer nos projets informatiques. Et surtout nous permet de rester concentrés sur notre cœur de métier : l’investissement. »
Comment Polarys vous a accompagné dans la réalisation de votre projet ?
« Dès la première année, POLARYS nous a aidé à définir notre trajectoire à terme. Puis nous a accompagné étape par étape, au rythme que nous décidions chaque année. Cette démarche nous a permis de construire à notre rythme, selon une direction claire, chaque étape du projet. »
Quelles ont été les grandes étapes du projet ?
« Nous avons d’abord défini nos besoins prioritaires : Cartographié les process et les sources d’informations, défini la gouvernance des données et spécifié nos fortes exigences de sécurité.
Après avoir lancé un appel d’offres, POLARYS nous a aidé à choisir les meilleures plateformes logicielles pour nos besoins. Ce qui a permis la mise en place de la solution Efront ainsi qu’un moteur de reporting pour le suivi des participations.
Nous sommes par la suite passé aux nouvelles versions. Parfois facilement, parfois avec plus de points bloquants, mais toujours en aboutissant à un meilleur résultat. »
« POLARYS a su nous apporter une double compétence : La compréhension des métiers du Private Equity et la maîtrise des architectures logicielles, des flux d’informations et du paramétrage des interconnexions.
Cette double compétence est cruciale et a été décisive dans certaines situations. Notamment, quand nous avions besoin de cadrer des Appel d’offres, de développer des interconnexions entre nos référentiels, de faire des mises à jour, ou encore de paramétrer des reporting plus sophistiqués.
Quels ont été les moments les plus difficiles ?
« Les projets successifs n’ont pas tous été faciles et l’informatique n’échappe pas à la règle : Certains projets se sont déroulés comme prévu et d’autres ont été plus complexes, avec quelques bugs engendrant des difficultés… heureusement temporaires. L’expérience de POLARYS a été particulièrement efficace pour sortir de certaines difficultés « techniques » tout en protégeant les intérêts des utilisateurs. »
Aujourd’hui, quels sont les bénéfices de la solution déployée ?
Nous avons aujourd’hui un SI très complet et qui évolue au fil de nos challenges :
- Notre outil opérationnel (Efront) gère l’ensemble des flux, entre nos investisseurs et les fonds que nous gérons, grâce à l’automatisation des notices d’appels/distributions ; il est également un outil de CRM puissant ce qui facilite l’activité de levée de fonds ;
- Notre « moteur de reporting » nous permet de produire rapidement des reporting trimestriels pour nos investisseurs et cela avec une grande qualité.
De plus, notre SI est très évolutif, nous ne gérons plus les serveurs qui ont été externalisés et sont pilotés avec des hauts niveaux de service.
Pour un projet de ce type, il est indispensable de s’appuyer sur des experts avec cette double compétence. Et avec une taille d’équipe suffisamment large pour avoir les bonnes ressources au moment critique quoiqu’il arrive.\ »
LBO France a reçu le prix Silver 2017 du Private Equity Exchange & Awards pour la catégorie Best French Mid & Upper Mid-Market LBO Fund. Pour en savoir plus sur notre offre Private Equity :
